Hyvä hallintotapa KorKissa

Hyväksytty hallituksen kokouksessa 30.7.2026

1. Tarkoitus

Kouluratsastuksen Kannatusyhdistys ry:n, jäljempänä KorK, tarkoituksena on edistää suomalaista kouluratsastusurheilua. Yhdistys järjestää yleisöklinikoita ja muita tapahtumia sekä käyttää toiminnasta ja varainhankinnasta kertyviä varoja ratsastajille myönnettäviin stipendeihin ja muuhun sääntöjensä mukaiseen toimintaan.

KorKin käytännön toiminnasta vastaa vapaaehtoisista koostuva hallitus. Tämän ohjeen tarkoituksena on tukea hallituksen vastuullista, avointa, tasapuolista ja huolellista toimintaa. Hyvä hallinto selkeyttää vastuita ja vahvistaa jäsenten, lahjoittajien, yhteistyökumppaneiden ja stipendien hakijoiden luottamusta yhdistykseen.

2. Hallituksen toiminta ja vastuu

Hallitus johtaa ja valvoo yhdistyksen toimintaa sekä vastaa siitä, että:

• toiminta on lainsäädännön, yhdistyksen sääntöjen ja yhdistyksen kokousten päätösten mukaista
• yhdistyksen varoja käytetään vain yhdistyksen tarkoituksen toteuttamiseen
• tapahtumat, sopimukset ja varainhankinta järjestetään huolellisesti
• taloutta seurataan säännöllisesti
• stipendit ja muu tuki myönnetään tasapuolisesti ja ennalta päätettyjen perusteiden mukaisesti
• asiakirjahallinto, jäsenrekisteri ja henkilötietojen käsittely on järjestetty asianmukaisesti.

Hallituksen jäsen toimii tehtävässään koko yhdistyksen edun mukaisesti eikä edusta hallituksessa omaa valmennustoimintaansa, yritystään tai muuta taustatahoaan.

3. Kokoukset ja päätöksenteko

Hallituksen käsiteltävät asiat valmistellaan niin, että hallituksen jäsenillä on käytettävissään riittävät ja yhtäläiset tiedot. Merkittävistä asioista laaditaan selkeä päätösesitys ja tarvittaessa arvio päätöksen taloudellisista vaikutuksista.

Päätökset tehdään hallituksen yhteisessä käsittelyssä. Kaikille hallituksen jäsenille varataan mahdollisuus osallistua keskusteluun ja päätöksentekoon.

Sähköpostitse tai hallituksen yhteisessä viestikanavassa voidaan tehdä päätöksiä, kun:

• kaikilla hallituksen jäsenillä on sama aineisto
• päätösesitys on yksiselitteinen
• kaikilla on kohtuullinen aika osallistua asian käsittelyyn
• päätös dokumentoidaan ja kirjataan seuraavan kokouksen pöytäkirjaan.

4. Pöytäkirjat

Hallituksen kokouksista laaditaan pöytäkirja, johon kirjataan vähintään:

• kokouksen aika, paikka tai kokoustapa sekä läsnäolijat
• käsitellyt asiat
• tehdyt päätökset riittävän täsmällisesti
• vastuuhenkilöt ja määräajat
• ilmoitetut esteellisyydet ja asian käsittelyn ajaksi poistumiset
• päätöksen keskeiset perustelut, kun asian merkitys tai luonne sitä edellyttää.

Pöytäkirjasta tulee selvitä, mitä hallitus on päättänyt. Ilmaisua "päätettiin esityksen mukaisesti" käytetään vain, jos esitys on kirjattu pöytäkirjaan tai yksilöityyn ja arkistoituun liitteeseen.

Pöytäkirjat liitteineen tarkastetaan ja säilytetään järjestelmällisesti.

5. Esteellisyys ja sidonnaisuudet

Hallituksen jäsen ilmoittaa oma-aloitteisesti esteellisyydestään ja muista käsiteltävään asiaan vaikuttavista sidonnaisuuksistaan.

Hallituksen jäsen ei osallistu asian valmisteluun, käsittelyyn eikä päätöksentekoon, jos asia koskee esimerkiksi:

• häntä itseään tai hänen läheistään
• hänen valmennettavanaan olevaa henkilöä
• hänen yritystään, työnantajaansa tai muuta hänen edustamaansa yhteisöä
• tahoa, jonka menestymisestä tai tuen saamisesta hänelle voi koitua taloudellista, ammatillista tai muuta erityistä hyötyä.

Esteellisyyttä arvioitaessa huomioidaan myös se, voiko tilanteesta syntyä ulkopuoliselle perusteltu vaikutelma puolueettomuuden vaarantumisesta.

Esteellisyys ja henkilön poistuminen asian käsittelyn ajaksi kirjataan aina pöytäkirjaan. Esteellinen jäsen ei osallistu asian valmisteluun eikä tee asiassa päätösesitystä.

6. Stipendit ja muu tuki

Hallitus päättää ennen haun avaamista:

• jaettavan tuen kokonaismäärästä
• tuen tarkoituksesta ja kohderyhmästä
• hakuajasta ja hakutavasta
• arviointiperusteista
• päätöksentekomenettelystä
• mahdollisesta raportointivelvollisuudesta.

Hakijoita kohdellaan tasapuolisesti ja kaikkia hakemuksia arvioidaan samojen, ennalta päätettyjen perusteiden mukaisesti. Arviointiperusteita ei muuteta kesken haun.

Hallitus nimeää avustuskomitean ja antaa sille toimivallan päättää stipendien ja muun tuen myöntämisestä hallituksen vahvistamien määrärahojen ja arviointiperusteiden puitteissa.

Avustuskomitea koostuu käsiteltävien hakemusten osalta esteettömistä hallituksen jäsenistä. Tarvittaessa avustuskomiteaa voidaan täydentää yhdistyksen ulkopuolisella riippumattomalla henkilöllä.

Avustuskomitean päätöksistä laaditaan päätöspöytäkirja, johon kirjataan myönnetty määrä, käyttötarkoitus, päätöksen keskeiset perusteet ja päätöksentekoon osallistuneet henkilöt.

7. Talous, tapahtumat ja hankinnat

Yhdistyksen taloutta hoidetaan hyväksytyn talousarvion mukaisesti. Hallitus seuraa säännöllisesti yhdistyksen tuloja, menoja, maksuvalmiutta, tapahtumien taloudellista tulosta sekä jaettujen stipendien määrää.

Yleisöklinikoista ja muista taloudellisesti merkittävistä tapahtumista laaditaan etukäteen budjetti. Sopimukset esiintyjien ja palveluntuottajien kanssa tehdään kirjallisesti, kun asian arvo tai luonne sitä edellyttää.

Hallituksen jäseneltä, hänen läheiseltään tai heidän yritykseltään tehtävän hankinnan tulee olla yhdistyksen edun mukainen, hinnaltaan kohtuullinen ja asianmukaisesti dokumentoitu. Kyseinen henkilö ei osallistu hankinnan valmisteluun, käsittelyyn eikä päätöksentekoon.

Laskun hyväksyy henkilö, joka ei ole laskun saaja eikä muutoin esteellinen. Pankki- ja taloushallinnon järjestelmien käyttöoikeudet rajataan tehtävien mukaisesti ja tarkistetaan henkilövaihdosten yhteydessä.

8. Viestintä, luottamuksellisuus ja tietosuoja

KorKin viestintä on asiallista ja totuudenmukaista. Yhdistyksen virallisia kannanottoja antaa hallitus tai hallituksen valtuuttama henkilö.

Hallituksen jäsen saa osallistua julkiseen keskusteluun yksityishenkilönä, mutta hänen tulee erottaa omat näkemyksensä selkeästi yhdistyksen virallisista kannoista.

Luottamuksellisia ovat erityisesti stipendihakemusten henkilötiedot, sopimusneuvottelut, keskeneräiset asiat sekä muut lain tai asian luonteen perusteella luottamukselliset tiedot.

Henkilötietoja käsittelevät vain ne henkilöt, joiden tehtävät sitä edellyttävät. Henkilötietoja säilytetään huolellisesti ja vain niin kauan kuin niiden käyttötarkoitus edellyttää.

9. Ohjeen noudattaminen

Jokainen hallituksen jäsen perehtyy tähän ohjeeseen toimikautensa alussa ja sitoutuu noudattamaan sitä.

Ohje täydentää yhdistyksen sääntöjä ja yhdistyksen kokousten päätöksiä. Ristiriitatilanteessa noudatetaan lainsäädäntöä, yhdistyksen sääntöjä ja yhdistyksen kokousten päätöksiä.

Hallitus arvioi ohjeen ajantasaisuuden vuosittain ja päivittää sitä tarvittaessa.